Tras más de dos años lidiando con una pandemia que aún no se ha ido del todo, podemos decir que lentamente estamos volviendo a la normalidad.
Gracias a los sistemas de vacunación y las medidas de prevención la situación se está estabilizando y los números han dejado de crecer tan preocupantemente.
Debido a esto, las medidas de restricción también están desapareciendo y muchas actividades que fueron casi imposibles de realizar durante la pandemia están volviendo.
El sector de los eventos ha sido de aquellos que más han sido puestos en jaque por la pandemia. Las grandes reuniones de personas en recintos eran justamente todo lo contrario a lo recomendado y, por eso, se han visto paralizadas durante todo este periodo.
Podemos decir con cierta alegría que los congresos y reuniones están de a poco volviendo a realizarse, aunque no de la misma forma. Hay varios aspectos que han tenido que adaptarse a los nuevos tiempos.
Si bien la situación ha mejorado, no podemos arriesgarnos a realizar un evento como si nada hubiera pasado. La pandemia ha modificado completamente nuestras costumbres y esto se verá reflejado en todas las actividades que realicemos.
Vamos a repasar cuales son los principales aspectos que caracterizan a los eventos corporativos en estos próximos años.
Como Son y Serán Los Eventos Corporativos Tras La Pandemia
Flexibles
La flexibilidad es una característica casi obligada para todo lo relacionado con el post-pandemia. Si antes había siempre lugar para imprevistos, ahora las posibilidades aumentan un 100%.
Desde un contagio, hasta un brote en determinada zona o un cambio en las restricciones puede echar meses de organización a la basura.
Por eso, aunque queramos, es imposible que haya rigidez en la organización de eventos corporativos. Hay que estar abiertos a cambiar fechas, plazos, participantes aunque sea a última hora.
Esto también aplica para los visitantes, quienes cada vez más optan por billetes de transporte y reservas de alojamiento con fechas flexibles y titulares que puedan cambiarse.
En estos casos es recomendable gastar un poco más, pero poder tener la opción de hacer modificaciones en las reservas antes que, a causa de un contagio o cambio de planes, perdamos la totalidad del dinero ya gastado.
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Híbridos
Otra característica de los eventos corporativos que hemos empezado a ver durante estos años es la virtualidad.
En plena pandemia, muchos organizadores han decidido adaptar los eventos a la situación de ese momento para no tener que cancelar todo. Una opción fue la realización de eventos virtuales, a través de internet.
La experiencia no es exactamente la misma, ya que falta la interacción entre personas, la creación de nuevos contactos y el afianzar relaciones, algo clave en todos estos eventos.
Sin embargo, en lo que respecta a las ponencias, presentaciones u otras actividades dentro del evento, ha funcionado de maravilla. De hecho, el número de asistentes a estas actividades se ve incrementado, gracias a que es mucho más sencillo y cómodo acudir.
Con la relajación de las restricciones, los eventos están volviendo a la presencialidad, pero sin soltar estas nuevas prácticas que tan buen resultado han tenido.
Por tanto, ahora nos encontramos con eventos que siguen teniendo la parte presencial, que en cierta manera es un factor importante, pero también algunos que la complementan incluyendo la opción de acudir solo virtualmente.
Sea cual sea la opción que prefiramos o la que mejor se adapte a nuestra situación, podremos elegir y acudir al evento.
Protocolos
Hemos oído hablar mucho de protocolos durante estos últimos años. hemos visto cómo se creaban nuevos, que luego se iban actualizando y adaptando a medida que la situación lo requería.
De hecho, ha resultado difícil estar al día con todos los protocolos, ya que cada situación requería de uno distinto y podía cambiar de región en región.
Los eventos no han estado exentos de estas medidas. A la ya complicada tarea de organizar un evento, se le suma el tener que tener en cuenta los protocolos vigentes y adaptar la organización a ellos.
Tanto la seguridad, como la higiene han tenido un rol importantísimo durante estos años. Primero, porque los organizadores debían asegurarse que se cumplían con todas las medidas necesarias para que las personas pudiesen sanitizarse y tomar las precauciones necesarias.
Por otro, porque esto también ayudaba a que los visitantes se sintieran en un ambiente seguro y controlado. La confianza ha sido un factor importante durante la pandemia, ya que muchas personas estaban con miedo de salir y dudaban a la hora de acudir a lugares con otra gente.
La presencia de elementos de control y seguridad, como la obligatoriedad de presentar un certificado de vacunación o un test negativo, infunde en los visitantes una sensación de tranquilidad que ha ayudado a que los eventos lentamente volviesen a los números pre-pandemicos.
Si bien también hay casos de personas que piensan que presentar estos documentos es engorroso y una violación de su libertad o privacidad, el porcentaje es bajo en relación a aquellos que prefieren un mayor control. A la larga, seguir las recomendaciones y legislaciones es la mejor opción.
Localizaciones
Las localizaciones han sufrido, también, cambios con la pandemia. Ya no se puede elegir un lugar a la ligera como antes. Hay que tener en cuenta varios aspectos importantes a la hora de seleccionar la localización, muchos de los cuales antes eran secundarios o no relevantes.
Cada vez se buscan más espacios abiertos y al aire libre. Ha quedado demostrado que en espacios cerrados es donde el virus más se propaga, por eso organizar un evento en un lugar abierto reduce muchísimo las probabilidades.
Esta idea de espacios abiertos ha calado profundamente en los visitantes, quienes seguramente dudarán menos si acudir a un evento corporativo que se realiza en un espacio abierto y amplio, frente a un lugar cerrado.
Sin embargo, no todas las zonas permiten realizar eventos al aire libre. Necesitamos condiciones meteorológicas favorables que no siempre son posibles en algunas regiones o estaciones.
Por tanto, hay que buscar también opciones y alternativas en caso de que realizar el evento al aire libre implique que los visitantes estén incómodos.
En caso de no poder optar a un evento 100% al aire libre, podemos elegir una localización techada pero abierta. El lugar debe ser amplio, para que haya espacio para mantener las distancias de seguridad, y que permita el paso del aire, para que se renueve el ambiente.
De esta forma, aunque se trate de un espacio cerrado, reducimos al mínimo posible las posibilidades de contagio y, a la vez, conseguimos que los visitantes estén a gusto y no prefieran quedarse en casa.
Aforos y plazos reducidos
Como era de esperar, los eventos corporativos multitudinarios han desaparecido durante la pandemia y es posible que no vuelvan hasta dentro de bastante tiempo.
No, desde luego, por su poca popularidad, sino más bien porque, debido a la imposibilidad de realizarse durante estos años, los organizadores han adaptado estos eventos a unos ambientes más reducidos.
Lo que antes era un evento para millones de personas, ahora está pensado para miles, aunque con opción a seguirse de forma virtual, como ya hemos comentado. Esto permite reducir el aforo a unos niveles aceptados, sin renunciar al evento en sí.
Un número menor de visitantes no necesariamente es negativo. Se pueden adaptar las actividades a un ambiente menor, creando una experiencia más personal y privada.
Las ponencias pasan a ser charlas, donde se fomenta más la interacción con el público que se sentirá más cómodo y libre al encontrarse en un grupo más pequeño.
No solo las actividades y los aforos se reducen, también la duración de los eventos. Las jornadas maratonianas ya no son necesarias si el público es menor.
Los horarios se reducen y, en algunos casos, las fechas también. En vez de un evento que dure una semana, puede durar 2 o 3 días sin que pierda interés.
Conclusión
El covid no acabará con los eventos corporativos. Simplemente los ha frenado temporalmente, para que pudieran reajustarse y volver, pero definitivamente no hemos llegado al fin de los eventos.
El ser humano se ha sabido adaptar siempre y, de hecho, que haya hoy en día eventos presenciales, cuando apenas han pasado dos años de la declaración de la pandemia, es una muestra de ello.
Simplemente es necesario adaptar algunas características como las que hemos mencionado para poder seguir adelante. Ya forman parte de nuestra vida, por lo que no debería costarnos mucho esfuerzo hacerlo.
Con unos pequeños ajustes, podremos seguir organizando, acudiendo y disfrutando de los eventos como siempre lo hemos hecho, sin importar que virus esté rondando.
