¿Cuántas veces has acabado el día con la sensación de no haber llegado a nada, como si el reloj estuviera en tu contra? Ya sea en el trabajo, en casa o con tus proyectos personales. Parece que nunca hay tiempo para hacer todo lo que quieres. Lo cierto es que ni siquiera se trata de tener más horas, si no de cómo las aprovechas. Es decir, hacer que el tiempo trabaje para ti, y no al revés.
Vamos a ver cómo puedes tomar las riendas de tu tiempo con algunas técnicas simples, pero efectivas.
Establecer objetivos claros y priorizar lo importante
La base de una buena gestión del tiempo es tener objetivos claros y saber priorizar.
Pon prioridades
Los gerentes de proyectos son virtuosos con la gestión del tiempo. De ahí, podemos copiar una de sus técnicas para planificar y gestionar prioridades. Es la técnica de la ruta crítica. Es una herramienta que se usa para encontrar las tareas esenciales en el plan que definen si se cumplirá el plazo o no. Puedes ver cómo se hace la ruta crítica en esta guía y aplicar la misma lógica en tus proyectos.
Y si te parece demasiado complicado, hay otras técnicas de priorización. La matriz de Eisenhower, por ejemplo, donde las tareas se dividen en cuatro cuadrantes según su urgencia e importancia. El método ABCDE donde se asigna letras a las tareas según su importancia y se avanza en orden. El método Ivy Lee donde se anotan las seis tareas más importantes para el día siguiente y se trabaja en ellas una por una.
Clarifica siempre tus objetivos
Antes de empezar completar una actividad, ya sea una tarea de trabajo o un proyecto personal, debes definir lo que realmente quieres lograr. Piensa en tus metas tanto a corto, como a largo plazo. Esto te motivará a comenzar.
Desglosa objetivos grandes en tareas pequeñas
Cuando te propones grandes desafíos, es fácil sentirse abrumado y quedarse bloqueado por el miedo. Ser ambicioso está bien, pero ser estratégico con tus ambiciones traerá mejores resultados. En lugar de mirar al pico de la montaña, piensa en pequeños pasos que te van a llevar allí.
Por ejemplo, si tu objetivo es hacer una maratón, no te propongas hacer los 42 kilómetros de primeras. Comienza con una distancia llevadera y aumenta 1 kilómetro cada semana o dos.
Planificar con efectividad para que el tiempo rinda
Sabiendo el objetivo y teniendo las prioridades claras, puedes pasar el siguiente paso y pensar en cuándo hacer las cosas. Para ello se necesita una planificación de tiempo efectiva.
Haz espacio en tu agenda con ‘time-blocking’
La clave de la técnica ‘time-blocking’ está en reservar tiempo para lo que realmente importa. Dedica bloques de tiempo a tareas concretas. Por ejemplo, si estás empezando un proyecto de negocio, puedes dedicar una hora a investigación, otra hora al plan de negocio, y otra a los aspectos financieros. Esto nos permite ser más productivos, más que nada porque nos enfocamos en una sola cosa y dedicamos todo nuestro esfuerzo allí.
Agrupa tareas parecidas con ‘time batching’
Otra técnica con un nombre inglés es ‘time batching’. Basándose en ella, tienes que agrupar tareas similares y hacerlas en un bloque de tiempo para reducir las pérdidas de tiempo y aumentar la eficiencia.
¿Cómo funciona? Por ejemplo, las tareas que implican comunicación. En vez de mirar correos y chats a cada rato, reserva 30 minutos en los que puedes mirar los correos, mensajes de Whatsapp y Slack, y hacer llamadas. Así, no afectará tu concentración cada vez que te distraes al mirar un mensaje y te apuras para terminar todo en un intervalo fijo.
Otros trucos muy populares para hacer que el tiempo rinda, es la regla de los 2 minutos. Es muy fácil y universal para cualquier ocasión. Si sabes que algo requiere menos de dos minutos, hazlo ahora mismo. No acumules pequeñas tareas en algo que es difícil de gestionar. Otro clásico que funciona para mucha gente es la técnica Pomodoro. Consiste en trabajar durante 25 minutos seguidos y luego descansar 5.
Evitar la procrastinación y gestionar distracciones
¿Y qué pasa si tenemos un objetivo, hemos priorizado todo lo que hay que hacer y hemos dividido todo en bloques de tiempo y aun así no logramos avanzar y seguimos posponiéndolo? Todos hemos tenido esa experiencia. Y eso tiene nombre: la procrastinación. Es una de las principales razones por las que no aprovechamos bien el tiempo.
Entiende de dónde viene la procrastinación
Para empezar hay que entender por qué ocurre eso. A menudo procrastinamos porque pensamos que no nos va a salir perfecto, o porque nos falta algo o simplemente porque estamos abrumados. ¿Cómo afrontar eso? Antes que nada, no busques la perfección, ¡busca el progreso! Recuerda que hecho es mejor que perfecto.
Y si te preocupa que falta algo o es demasiado trabajo, solo da el primer paso. Haciendo tareas pequeñas paso a paso vas a ver progreso y encontrar soluciones para seguir adelante.
Elige el ‘monotasking’ frente al ‘multitasking’
Estamos acostumbrados a una cultura de hacer varias tareas a la vez, o como lo conocemos, el multitasking Poder hacerlo es uno de los requisitos principales para un trabajador de cualquier empresa hoy en día. Y si que es cierto que en muchos procesos es esencial poder cambiarse de una a otra tarea todo el día y completarlas todas.
Pero en realidad, no es la manera más eficiente para hacer el trabajo. Diluye mucho la atención y reduce tu efectividad. Si las circunstancias te permiten, en lugar de intentar hacer todo a la vez, prueba concéntrate en una cosa. Te sorprenderá lo mucho que puedes avanzar. El ‘monotasking’ tiene muchas ventajas, y la mayor de ellas es que aunque no lo parezca, permite ser el doble de productivo y hacer más.
Proteger el tiempo delegando y diciendo "no"
¿Te cuesta delegar tareas? Es un problema común. Pero hay que entender, que es una de las maneras más efectivas de ganar tiempo. Si hay tareas que no requieren tu atención personal o que otras personas pueden hacer por ti (y hacerlo más rápido y mejor) ¿por qué no delegarlas? Ya sea en el trabajo, en tareas de casa o cosas personales. Al delegar puedes liberar tiempo para las cosas más importantes y cosas que te salen bien.
Otro paso es saber decir no. Mucha gente se siente culpable por rechazar solicitudes, ideas, o propuestas de otras personas. Pero saber decir "no" cuando no se trate de algo vital, es muy importante si quieres llegar a todo. Al hacerlo, proteges tu tiempo para las actividades que realmente avancen en tus objetivos, o para recuperar tu energía. No significa que hay que ser egoísta, sino que hay que ser estratégico con tu tiempo cuando la situación lo permite.
Mantener la motivación y evitar el agotamiento
La vida es un no parar y mantener la misma motivación todos los días es imposible. Todos tenemos problemas, momentos de desmotivación y cansancio, sobre todo cuando el trabajo parece no tener fin. Pero, aun así es importante recuperar la motivación y reemplazarla con disciplina los días que cuestan un poco más. Eso es clave para que el tiempo realmente trabaje a tu favor.
Establece hitos y celebra los avances
Un truco que puede ayudar a mantener la motivación a lo largo del tiempo, es tener pequeños hitos. Cada vez que lo alcanzas, puedes parar un momento para celebrarlo. Por ejemplo, si estás preparándote para obtener una certificación. Puedes dividir el proceso en etapas y establecer un premio por lograr cada uno. No es solo una forma de mantener la motivación, sino también de reconocer el progreso.
Evita agotar tus reservas
Acuérdate que el agotamiento es el enemigo número uno de la productividad. Por eso es importante también encontrar el equilibrio entre trabajo y descanso. Los descansos te ayudarán a prevenir el famoso ‘burnout’ que mata la productividad por completo y no solo rendir bien en el momento, sino asegurar un buen resultado a largo plazo.
Revisar, probar y ajustar
¿Cómo puedes saber si una técnica te funciona mejor que la otra? Probando, revisado y ajustado continuamente. Al final, todos tenemos distintos hábitos, estilos de vida y circunstancias. Hay que probar y adaptar las técnicas que te convienen.
Dedica un momento de vez en cuando para reflexionar sobre cómo has gestionado tu tiempo hasta ahora. ¿Qué ha funcionado? ¿Qué no? O quizás podrías hacer un mix de diferentes técnicas y alinearlo con tus objetivos.
Y por último, recuerda que por muy buen planificadores y organizadores que seamos, la vida está llena de contratiempos. Siempre hay que saber ser flexible y ajustar las estrategias para seguir avanzando sin perder el control.
