La principal ventaja que estos programas informáticos aportan a las empresas es la centralización de toda la información habida y por haber sobre la empresa en un único espacio. Los datos de los proveedores, los ingresos que percibe la compañía, los turnos de trabajo, las vacaciones de los empleados, el inventario del almacén y cualquier otro tipo de información relevante para la empresa, con el ERP, se conservan en un único lugar, al que pueden acceder los usuarios autorizados de manera remota.
Asimismo, los softwares de ERP también permiten que autónomos, start-ups, pymes y multinacionales configuren su propio modelo de una factura acorde a su marca, con el logotipo incluido y con colores personalizados. No obstante, aunque todos los programas de ERP se asemejan bastante en sus funcionalidades básicas, los hay que incluyen más opciones y se pueden adaptar en mayor medida al caso particular de cada empresa.
Para no cometer errores, a continuación, explicamos qué aspectos debe reunir un software de ERP para mejorar el rendimiento de la compañía y optimizar la gestión de activos.
Algunos softwares de ERP incluyen un módulo de CRM con el que brindar una atención al cliente de calidad sin salir del propio ERP.
Resuelven problemas y no ocupan espacio físico
Actualmente, los ERP forman parte de lo que se conoce como cloud computing o computación en la nube. Esta clase de servicios, herramientas digitales y programas informáticos se ofrece bajo demanda: el cliente paga una suscripción —mensual o anual, según el proveedor de cloud computing— para tener así acceso, en este caso, a los recursos de un ERP que, según el tipo del que se trate, se podrá personalizar en mayor o menor medida en función de las necesidades particulares de la empresa que lo utiliza.En aquellas compañías que requieren funcionalidades muy específicas, adaptadas a su actividad profesional, se recomienda elegir un programa de ERP vertical. Por el contrario, las empresas pequeñas —cuyo presupuesto suele ser inferior al de las grandes compañías— pueden escoger un software de ERP horizontal que, aunque más básico, automatiza las tareas más frecuentes de cualquier empresa por menos dinero. Eso sí, el ERP horizontal no admite tanta personalización como el software de ERP vertical.
Separar el grano de la paja: características que distinguen a un buen ERP
Dicho esto, independientemente del tipo de ERP escogido, un sistema de planificación de recursos empresariales de calidad debe reunir los siguientes aspectos y consentir las siguientes funcionalidades:
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Cumplir las normativas legales que atañen a la empresa, por ejemplo, la Ley Crea y Crece. Esta norma establece que las empresas están obligadas a enviar sus facturas en formato electrónico en sus relaciones con otros empresarios y profesionales.
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Mantener las cuentas actualizadas en todo momento con el registro automático de ingresos y gastos en tiempo real.
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Agregar las diversas cuentas bancarias asociadas a la empresa para poderlas controlar desde un único panel de control.
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Compatibilidad con otras soluciones informáticas útiles para la empresa, como Dropbox o Google Drive, que proporcionan almacenamiento en la nube; Zettle, para aceptar pagos cashless con tarjeta; Amazon, PrestaShop y WooCommerce, para gestionar las facturas de los pedidos de los clientes desde el mismo software de ERP, etc.
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Acceso remoto desde otros dispositivos, ya sean ordenadores, tabletas o móviles. De este modo, es posible controlar (entre otras cosas) la liquidez de las cuentas bancarias de las diversas sucursales de la compañía, incluso cuando las sedes se encuentran en otros países. Se trata de una funcionalidad bastante importante para las empresas que exportan, la mayor parte de las cuales son pymes (el 98,3 %, según indica ICE en su Boletín Económico).
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Escalabilidad. Otro aspecto importante a valorar es la posibilidad que el ERP ofrece a la hora de añadir funcionalidades adicionales. Los ERP verticales brindan más personalización y opciones de adaptación en función del tamaño de la empresa y de la actividad económica que ésta desarrolla, pero también resultan algo más caros a cambio.
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Calcular impuestos y cumplimentar y presentar rápidamente los modelos correspondientes que, conforme a las directrices de VERI*FACTU, se deben enviar a la Agencia Tributaria en formato electrónico. Para evitar escoger un ERP que no contemple el cálculo automatizado y sin fallos en impuestos, así como la generación también automática de la factura, conviene fijarse en que la web del proveedor de ERP incluya información sobre qué es el modelo 303, cómo rellenarlo automáticamente, cómo hacérselo llegar a distancia a la Agencia Tributaria desde el ERP, qué significa si el resultado del modelo es positivo, negativo o igual a cero, etc.
Con relación a esto último, Cegid Contasimple permite calcular los impuestos y generar las facturas electrónicas de manera automática con el modelo 303, pero también con los modelos 111, 180, 347... Este último es especialmente importante para las empresas que deben declarar sus operaciones con terceros cuando el valor total, dentro del año en que se realiza la declaración, supera los 3.005,06 € con IVA incluido.
Beneficios de un ERP efectivo
Como conclusión, las ventajas de un software de ERP, indistintamente de si la empresa es pequeña, mediana o grande, se resumen en lo siguiente:
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Ahorro importante de tiempo, pues la automatización evita tener que realizar tareas repetitivas de manera manual en la empresa.
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Controlar todos los departamentos de la empresa (contabilidad y finanzas, recursos humanos, logística, marketing y publicidad...) con un solo programa informático.
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Posibilidad de añadir o quitar recursos, así como de introducir nuevas funcionalidades en el software, a medida que la situación de la empresa cambia y lo requiere.
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Considerable reducción de pérdidas económicas motivadas por fallos humanos y errores de cálculo.
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Evitar información duplicada que pueda causar confusión y llevar a equívocos.
Por supuesto, aparte de estas ventajas, hay otras tantas. Para descubrirlas todas, lo más recomendable es —antes de elegir el software de ERP definitivo— solicitar la prueba gratuita que algunas empresas ofrecen durante un periodo de 30 días.
