En un sector donde cada operación genera una avalancha de documentos, la empresa mallorquina OpenKM se está consolidando como uno de los actores clave en la transformación digital de los puertos deportivos. Su tecnología está permitiendo a compañías portuarias abandonar definitivamente el papel y convertir la información en una herramienta estratégica para la toma de decisiones.
La digitalización ya no es una opción en el entorno portuario, sino una exigencia competitiva. Diversos análisis del sector apuntan a que la automatización de procesos puede reducir los costes operativos hasta en un 14%. Sin embargo, la realidad sigue mostrando una fuerte dependencia de procedimientos manuales, especialmente en puertos deportivos, donde la actividad diaria es intensa y dispersa.
Es en este contexto donde OpenKM está marcando la diferencia. La compañía ha acompañado a una empresa especializada en la gestión de puertos deportivos en un proceso de transformación que refleja el cambio de paradigma del sector: pasar del documento físico al dato estructurado.
Uno de los avances más visibles se ha producido en la gestión de partes de trabajo en áreas como marinería o varadero. Gracias a las soluciones de OpenKM, los tradicionales formularios en papel han sido sustituidos por aplicaciones móviles que generan documentos digitales firmados e integrados automáticamente en el sistema documental. El impacto es inmediato: procesos que antes requerían horas de gestión ahora se resuelven en segundos, permitiendo reconstruir el historial completo de una embarcación de forma instantánea.
Pero es en el ámbito administrativo donde el salto ha sido más significativo. La compañía portuaria procesa alrededor de 4.000 facturas anuales, un volumen que, en modelos tradicionales, implica impresión, validaciones manuales y archivo físico. Con la implantación de flujos de trabajo automatizados, todas las facturas se centralizan, se procesan mediante inteligencia artificial —incluyendo la extracción automática de datos— y se validan a través de circuitos digitales completamente trazables.
“El problema no es cuántos documentos generas, sino si eres capaz de controlarlos, relacionarlos y utilizarlos dentro de tus procesos”, explica Gaspar Palmer, quien subraya que la gestión documental ha pasado de ser un soporte administrativo a convertirse en una pieza estratégica dentro de las organizaciones.
Más allá de la eficiencia operativa, el impacto de esta transformación también es cultural. La eliminación de tareas manuales, la reducción de errores y la mejora en la trazabilidad exigen una adaptación en la forma de trabajar. “El mayor reto no es tecnológico, sino humano. Cambiar del papel a un entorno completamente digital implica modificar hábitos profundamente arraigados”, añade Palmer.
El caso impulsado por OpenKM se enmarca en una tendencia global hacia los llamados ‘smart ports’, donde la digitalización, la inteligencia artificial y la integración de datos son claves para mejorar la competitividad, la sostenibilidad y la seguridad. No obstante, el sector aún tiene recorrido: solo una parte de las operaciones portuarias está plenamente digitalizada, lo que limita su potencial.
Desde la compañía mallorquina defienden un enfoque pragmático: comenzar por los procesos más intensivos en documentación —facturas, contratos o partes de trabajo— y construir desde ahí una base sólida para la transformación digital. “La ventaja competitiva no estará en quién digitaliza más, sino en quién gestiona mejor su información”, concluye el CEO.
En un entorno donde cada operación deja huella documental, OpenKM demuestra que la transición del papel al dato no es solo una mejora operativa, sino una decisión estratégica que marcará el futuro del sector portuario.
