La sociedad en general y las empresas en particular transitan por la tercera etapa de la adopción de las tecnologías digitales, la de Transformación Digital, dándose por superadas las de Competencia Digital y la de Uso Digital.

La transformación digital está reinterpretando los cimientos del modelo clásico de empresa, por lo que para alinear cada una de las áreas que las conforman con estos cambios es preciso acometer su completo rediseño, y en lo que se refiere a Recursos Humanos, una parte importante de aquél pasa por actualizar el arquetipo de las relaciones laborales, que hasta la fecha han vehiculizado la interrelación entre los actores del mercado laboral para adecuarla a una realidad cada más y más digital.

Digitalización del control de la actividad por parte del empresario vs Derechos Fundamentales del trabajador.

La digitalización trae consigo no sólo nuevas herramientas que facilitan el control empresarial de la actividad como la geolocalización por telefonía móvil; el GPS o Tracking en vehículos; el software de grabación de interacciones con clientes; o los sistemas telemáticos de pulsaciones; sino también nuevos comportamientos empresariales relacionados con las tecnología como la monitorización de la actividad de los trabajadores fuera de su jornada laboral en redes sociales, grupos de WhatsApp o chats privados de opinión, que pueden tener consecuencias sobre la relación laboral.

Todas ellas impactan sobre los Derechos Fundamentales de los trabajadores en la relación laboral (derecho a la intimidad personal, al honor, a la propia imagen, al secreto de las comunicaciones y a la libertad de expresión entre otros); por lo que deberán establecerse límites muy claros a través de la negociación colectiva que aseguren el respeto de estos Derechos Fundamentales, sin desvirtuar la potestad de dirección y control empresarial legalmente reconocida.

People Analytics: Datos, análisis y predicción

Se unen y cruzando multitud de datos sobre los trabajadores recogidos de fuentes diversas, con el objetivo de obtener uno agregado e inteligente, que impacta en todos los procesos desarrollados en Recursos Humanos.

Por ello, se refuerza la protección del empleado imponiendo al responsable del tratamiento empresarial obligaciones como la licitud; la idoneidad; la procedencia; la lealtad; la transparencia; la limitación de la finalidad; la exactitud; el plazo de conservación; la integridad; la confidencialidad; el ejercicio de los derechos ARCO por parte de candidatos y trabajadores.

Si además dicha información es objeto de tratamiento por medio de algoritmos de decisión, la normativa es aún más garantista exigiendo hacer partícipe de su contenido a la representación legal de los trabajadores.

Redefinición de la comunicación individual entre empresa y trabajador

Despidos por WhatsApp; llamamientos a fijos – discontinuos por mensajería móvil; contratos de trabajo validados digitalmente por medio de una firma biométrica; solicitudes remitidas a la empresa desde direcciones de email inverosímiles sin firma autógrafa; anticipos salariales a través de apps gestionadas por terceros; son algunos ejemplos de la realidad que ya se vive.

Se ha superado la época del papel y la firma presencial con unidad de acto, institucionalizándose herramientas de mensajería síncrona y asíncrona, y de plataformas digitales de firma de documentación por medio de códigos seguros de verificación (CSV). Incluso los “Emojis” se interpretan como fórmulas válidas en la prestación del consentimiento.

Por ello toca validar si los sistemas digitales de comunicación que se emplean son los adecuados, especialmente si se desean emplear en las relaciones colectivas con la representación legal de los trabajadores, cuya transcendencia y consecuencias superan el ámbito individual, lo que exige disponer de una plataforma en la que la información y documentación siga una cadena de custodia por medio de comunicaciones encriptadas que genere en el acto para su archivo copias con CSVs que garanticen su autenticidad.

Dirección Electrónica Habilitada con las Administraciones Públicas

Legalmente las personas jurídicas deben relacionarse digitalmente con la Administración Pública a través de la Dirección Electrónica Habilitada. Ello no es garantía de nada, ya que la burocracia sigue siendo lenta y tediosa, y una mala gestión de la relación digital sólo les beneficia a ellos, exponiendo a las empresas a sanciones; perdida del derecho a formular alegaciones; o consolidación de los efectos adversos del acto administrativo.

Entre las tareas a acometer está la de habilitar un canal de comunicación compartido y colaborativo entre al menos dos responsables, articulando entre ellos un sistema periódico de revisión del buzón y envio de lo recibido a quien corresponda, asegurándose que se recibe y se gestiona de forma adecuada según sus propios requerimientos.

Políticas de buen gobierno de la información

Acuerdos individuales de confidencialidad; políticas de privacidad de la información; normas de seguridad informática; y sistemas VPN o Citrix seguros para acceso remoto; serán papel mojado, si el acceso a la información no se acompaña de una cultura de gestión diligente, plasmada en una política de buen gobierno que establezca clara y públicamente las herramientas y vías de comunicación autorizadas para compartir la información permitida dentro de la organización.

Se debe regular no solo qué comunicamos, sino también quién, cómo y dónde lo comunicamos, por medio de protocolos conocidos, aceptados y compartidos, con el objetivo de que sean interiorizados en las rutinas de trabajo. 

Del teletrabajo como obligación pandémica al Smart Work

El teletrabajo ha sido el exponente más claro de cómo la transformación digital ha impactado en el modo de organización del trabajo, pero mantenerlo en la forma en que se definió en la pandemia, sería limitarse a trasladar la mesa de la oficina a casa.

Es preciso evolucionar hacía el Smart Work. Aquél en la que además de permitir al trabajador desempeñar sus cometidos a distancia facilitándole el acceso a la tecnología necesaria, se le da libertad y flexibilidad horaria, para organizarse según sus necesidades y capacidades conciliando la esferas laboral, personal y familiar. El trabajador se convierte en un recurso totalmente autónomo, con plena capacidad de gestión de su tiempo y de sus tareas para la consecución de unos objetivos que previamente le han sido comunicados y marcados con absoluta claridad.

Llegar a esta nueva modalidad dependerá de la capacidad de las áreas de relaciones laborales para redefinir las notas definitorias de la relación laboral (voluntariedad, dependencia y ajenidad) para adaptarlas a este nuevo modelo de trabajo, en el que junto a la deslocalización del puesto de trabajo, concurrirán profesionales trabajando de forma discontinua por proyectos con sujeción a relaciones mercantiles o civiles.

Pero esta libertad de elección del dónde, cómo y cuándo realizar el trabajo, debe estar en equilibrio con las necesidades productivas de la empresa, que debe atender las demandas cada vez más exigentes de una sociedad 24x7.

En resumen, en la nueva era de la flexisostenibilidad de las relaciones laborales lo digital dicta las normas y las empresas modularan sus necesidades con nuevas políticas diseñadas, implementadas, supervisadas y verificadas por sus profesionales de relaciones laborales, quienes enfatizarán en hechos como son el equilibrio entre derechos fundamentales e injerencia legitima de la empresa; la gestión de la información por parte de las personas; la trazabilidad y la custodia de la documentación cuando esta contiene datos de carácter personal; entre otros.