miércoles. 07.12.2022
SERVICIOS

Tres tipos de documentos que deben ser destruidos en cualquier empresa

La destrucción documental supone un blindaje de seguridad de la empresa frente a riesgos como la suplantación de identidad o la divulgación pública de datos

El día a día en el trabajo y el ajetreo de la jornada laboral, suele traducirse en muchas ocasiones, en la desprotección de la información confidencial. A lo largo de la jornada, exponemos multitud de datos, poniéndolos en peligro sin percatarnos de ello.

 

A pesar de que la digitalización está cada vez más presente en nuestras vidas, la documentación en papel sigue utilizándose con alta frecuencia. Por ello, es fundamental que las empresas vigilen los documentos impresos ya que, asegurar su eliminación una vez terminado su periodo de vigencia puede evitar graves problemas.

 

¿Qué tipo de documentos deben ser destruidos en cualquier empresa?

 

En primer lugar hay que prestar especial atención a los contratos:

Son muchas las organizaciones que siguen prefiriendo contar con una copia original en la oficina de estos documentos. Suelen corresponderse con las contrataciones de los empleados, proveedores y clientes, aunque también pueden ser documentos relevantes como el de alquiler del local o de suministros como la luz, el agua o Internet.

 

Las fotocopias de DNI y pasaportes:

Para la multitud de procedimientos, es requerida la identificación personal (tanto a nivel interno como externo de la empresa), incluyendo estos documentos, datos de gran valor tales como la dirección de residencia, número de la Seguridad Social, etc. Son datos solicitados en el momento de realizar una contratación, al rescindir de personal, para el registro horario, subvenciones o prestación de determinados servicios. Incluso, en ocasiones se imprimen copias de más que finalmente no se utilizan, quedando estos documentos en cualquier lugar y en riesgo de desprotección.

Facturas de clientes y proveedores:

En el desarrollo de cualquier actividad empresarial se expiden facturas a clientes y proveedores, incluyendo información sensible como datos fiscales y números de cuenta. La vigilancia de estos archivos es esencial para la protección de la propia empresa, así como a su imagen y reputación. Proteger la empresa supone al mismo tiempo dar protección a los clientes, trabajadores y proveedores.

 

Deshacerse a tiempo de estos documentos supone un blindaje de la empresa frente a riesgos como la suplantación de identidad o la divulgación pública de datos. En este sentido, la única forma de acabar con total seguridad con la documentación confidencial es a través de la destrucción documental confidencial certificada.

 

En Baleares, la mallorquina angel24 es referente en el tratamiento de datos, ofrece un servicio de destrucción documental confidencial dotado de la máxima seguridad y protección para los documentos de cualquier organización. Un servicio que además supone la emisión de un certificado que afianza la total seguridad y protección de los documentos destruidos y que cualquier entidad que lo requiera podrá obtenerlo.

 

Tres tipos de documentos que deben ser destruidos en cualquier empresa
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